Von 3 Werktagen auf 90 Sekunden: Wie ayedo den Demo-Prozess eines ERP-Anbieters vollständig automatisiert hat

Produkt-Demos sind für viele SaaS-Unternehmen ein notwendiger Vertriebsbestandteil. Für Signalwerk waren sie der zentrale Wachstumstreiber – und gleichzeitig der größte operative Engpass.

Signalwerk entwickelt eine modulare ERP-Lösung für mittelständische Fertigungsunternehmen. Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Qualitätsmanagement – komplexe Prozesse, die sich nicht in einer PowerPoint-Folie erklären lassen. Das Produkt muss erlebt werden.

Und genau hier begann das Problem.

Ausgangslage: Ein Vertriebssystem, das vom Entwicklungsteam abhängig war

Signalwerk führte wöchentlich zwischen zehn und fünfzehn Live-Demos durch. Jede einzelne erforderte eine eigene Umgebung, um realistische Kundenszenarien abzubilden.

Die technische Realität dahinter war jedoch alles andere als skalierbar.

Zwei dedizierte virtuelle Server dienten als Demo-Infrastruktur. Neue Instanzen wurden manuell eingerichtet: Datenbank kopieren, Konfiguration anpassen, DNS-Eintrag erstellen, Testdaten importieren. Im Idealfall dauerte das etwa 45 Minuten – vorausgesetzt, keine anderen Demos blockierten Ressourcen.

Das System hatte mehrere strukturelle Schwächen.

Zum einen war die Parallelität stark begrenzt. Mehr als sechs Instanzen gleichzeitig waren nicht möglich. Bei Kampagnen, Messen oder verstärkten Vertriebsaktivitäten führte das regelmäßig zu Verschiebungen. Interessenten warteten Tage auf eine Demo – in einem Markt, in dem Geschwindigkeit über Abschluss oder Absprung entscheidet.

Zum anderen waren die Demo-Daten häufig veraltet. Die Testdatenbank wurde unregelmäßig aktualisiert. Es kam vor, dass neue Features im Produkt bereits live waren, aber im Demo-System nicht verfügbar. Vertrieb präsentierte eine Version, die zwei Releases hinterherhing.

Noch problematischer war die fehlende Isolation. Mehrere Pre-Sales-Mitarbeitende arbeiteten parallel auf denselben Servern. Änderungen in einer Demo beeinflussten mitunter eine andere. In einzelnen Fällen führte das zu unerwarteten Effekten während Live-Terminen.

Und schließlich war da die organisatorische Abhängigkeit: Jede neue Demo-Anfrage wurde als Ticket an die Entwicklung gestellt. Die durchschnittliche Vorlaufzeit betrug drei Werktage. Rund 20 % der Arbeitszeit eines Senior-Entwicklers entfielen auf die Pflege von Demo-Umgebungen – eine Aufgabe ohne direkten Produktwert.

Was als Nebenthema begann, entwickelte sich zum strategischen Problem. Der Vertriebsleiter bezifferte den entgangenen Umsatz durch verschobene oder abgesagte Demos auf mehrere hunderttausend Euro jährlich.

Der Wendepunkt: Demo-Infrastruktur als Produktbestandteil denken

Für uns war klar: Das Problem war nicht fehlende Hardware. Es war fehlende Plattformlogik.

Eine Demo-Umgebung ist im Kern nichts anderes als eine kurzlebige, isolierte Produktinstanz mit definiertem Lebenszyklus. Genau dafür ist Kubernetes konzipiert – wenn man es konsequent einsetzt.

Unser Ziel war nicht nur Automatisierung. Unser Ziel war Self-Service.

Die Lösung: GitOps-basierte Demo-Plattform auf ayedo Managed Kubernetes

Wir haben für Signalwerk eine vollständig automatisierte Demo-Plattform aufgebaut – betrieben auf der ayedo Managed Kubernetes Infrastruktur.

Der zentrale Gedanke: Jede Demo ist deklarativ beschrieben. Keine manuellen Schritte, keine SSH-Sessions, keine individuelle Konfiguration.

GitLab als Self-Service-Interface

Die Definition einer Demo-Umgebung liegt als Manifest im GitLab-Repository. Namespace, Applikation, Datenbank, Ingress, Subdomain, Modulkonfiguration – alles ist deklarativ beschrieben.

Der Vertrieb löst über eine einfache Pipeline die Erstellung aus. Ein Formular fragt Kundenname, gewünschte Module und Laufzeit ab. Technisches Wissen ist nicht erforderlich.

Mit dem Trigger wird automatisch ein neues Manifest generiert und versioniert.

ArgoCD als Deployment-Engine

ArgoCD überwacht das Repository. Sobald ein neues Manifest erscheint, wird die komplette Demo-Umgebung automatisch im Kubernetes Cluster ausgerollt.

Innerhalb von etwa 90 Sekunden entsteht eine vollständig funktionsfähige Instanz – inklusive aktueller Produktversion, isolierter PostgreSQL-Datenbank und individuell generierter Subdomain.

Kein Mensch greift mehr manuell ein.

Namespaces für echte Isolation

Jede Demo läuft in einem eigenen Kubernetes Namespace mit definierten Resource Limits.

Keine gegenseitige Beeinflussung. Keine Konfigurationskollisionen. Keine geteilten Datenbanken.

Das bedeutet auch: Während einer Messe können 40 oder mehr Instanzen parallel laufen, ohne dass sich Workloads beeinflussen.

Automatisches Lifecycle-Management

Jede Umgebung erhält bei Erstellung eine definierte Lebensdauer – standardmäßig 72 Stunden. Nach Ablauf wird der Namespace automatisch gelöscht, inklusive Datenbank und DNS-Eintrag.

Das verhindert Zombie-Instanzen und sorgt für klare Ressourcennutzung.

Authentik für Zugriffssteuerung

Vertriebsmitarbeitende melden sich per SSO an. Externe Interessenten erhalten temporäre, zeitlich begrenzte Zugänge.

Damit ist die Plattform nicht nur funktional, sondern auch sauber abgesichert.

Der strategische Effekt: Vertrieb wird unabhängig

Der größte Unterschied war nicht die Geschwindigkeit. Es war die Entkopplung.

Der Vertrieb kann heute eigenständig Demo-Umgebungen erstellen, zurücksetzen oder verlängern – ohne Ticket, ohne Wartezeit, ohne Abstimmung mit der Entwicklung.

Diese Entlastung hatte sofortige Wirkung.

Erweiterung: „Jetzt testen" als automatisierter Lead-Kanal

Nachdem die interne Demo-Plattform stabil lief, haben wir denselben Mechanismus für die Website nutzbar gemacht.

Interessenten können sich nun selbstständig eine persönliche Testinstanz provisionieren. Die Plattform generiert automatisch eine isolierte Umgebung mit aktuellen Testdaten und zeitlich begrenztem Zugang.

Das verändert den Vertriebsprozess grundlegend: Leads kommen nicht mehr nur mit Interesse, sondern bereits mit Produkterfahrung.

Ergebnis: Ein Engpass verschwindet – und Wachstum wird skalierbar

Die Bereitstellungszeit sank von durchschnittlich drei Werktagen auf rund 90 Sekunden.

Die Parallelität ist faktisch unbegrenzt. Während Messen liefen über 40 Instanzen gleichzeitig, ohne Performance-Probleme.

Jede neue Demo basiert automatisch auf der aktuellsten Produktversion. Der Vertrieb zeigt immer den neuesten Stand – inklusive neuer Module und Features.

Die Entwicklungsabteilung wurde vollständig vom Demo-Betrieb entlastet. Der zuvor gebundene Senior-Entwickler arbeitet heute ausschließlich an Produktfeatures.

Und vor allem: Der Vertriebsprozess ist nicht länger von Infrastruktur abhängig. Demo-Verfügbarkeit ist kein Risiko mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil.

Warum dieser Ansatz funktioniert

Viele Unternehmen betrachten Demo-Umgebungen als Nebensystem. In Wahrheit sind sie Teil des Produkts.

Wer Demos manuell betreibt, skaliert linear mit Personal. Wer Demos als deklarative Workloads auf Kubernetes betreibt, skaliert mit Infrastruktur.

GitOps macht den Unterschied: Jede Umgebung ist reproduzierbar, versioniert und automatisiert ausrollbar. Das schafft Geschwindigkeit ohne Kontrollverlust.

Ergebnis in einem Satz

Mit der ayedo Managed Kubernetes Plattform hat Signalwerk seinen Demo-Prozess von einem manuellen Engpass mit mehrtägiger Vorlaufzeit zu einem vollautomatisierten Self-Service-System transformiert – und damit Vertriebsgeschwindigkeit, Conversion-Rate und Entwicklerproduktivität gleichzeitig gesteigert.

Call to Action

Wenn ihr Woche für Woche Demos macht und euer Vertrieb trotzdem auf Umgebungen warten muss, ist das kein „kleines Ops-Problem". Es ist ein Umsatzhebel, der auf Handarbeit hängt. Jede verschobene Demo verlängert den Sales Cycle, jede veraltete Demo-Version kostet Glaubwürdigkeit, jede Abhängigkeit vom Engineering-Team frisst Feature-Kapazität.

Mit einer GitOps-basierten Demo-Plattform auf ayedo Managed Kubernetes bekommt ihr diesen Engpass aus dem Prozess – und macht Demos zu einem skalierbaren Self-Service:

Der Vertrieb startet isolierte Instanzen in Minuten oder Sekunden, jede Demo läuft auf der aktuellen Version, abgelaufene Umgebungen räumen sich automatisch auf, und „Jetzt testen" wird vom netten Website-Button zum echten Lead-Kanal.

Wenn ihr euren Demo-Prozess vom Ticket-System entkoppeln wollt, sprecht mit uns. Wir zeigen euch in einem kurzen Workshop, wie eine Demo-Plattform für euer Produkt aussehen kann – inklusive Architektur, Security/SSO, Lifecycle-Management und sauberer GitOps-Integration.