Nextcloud statt Microsoft 365?

Warum die vermeintliche Alternative längst Realität ist

In vielen Unternehmen gilt Microsoft 365 noch immer als Standard für digitale Zusammenarbeit. Teams für Meetings und Chats, OneDrive für Dateien, SharePoint für Dokumente. Die Plattform ist etabliert, die Tools sind bekannt und viele Organisationen haben ihre Arbeitsprozesse über Jahre darauf aufgebaut.

Gleichzeitig hält sich hartnäckig ein Narrativ: Es gebe keine echten Alternativen.

Ein aktueller Praxistest von heise stellt genau diese Annahme infrage. Die Redaktion von c’t 3003 hat mehrere Wochen lang konsequent mit Nextcloud gearbeitet – und dabei sämtliche zentralen Arbeitsprozesse über eine selbst betriebene Instanz abgewickelt: Videokonferenzen, Chats, Dokumentbearbeitung und Dateiaustausch.

Das Fazit fällt bemerkenswert nüchtern aus: Die Zusammenarbeit funktioniert problemlos.

Den vollständigen Artikel findet ihr hier: https://www.heise.de/news/Nextcloud-im-Praxistest-BESSER-als-Teams-c-t-3003-11201042.html

Für viele Leser dürfte dieses Ergebnis weniger überraschend sein, als man zunächst denkt. Denn Nextcloud ist längst keine experimentelle Nischenlösung mehr. Die Plattform wird weltweit von Unternehmen, Behörden, Universitäten und Organisationen eingesetzt – häufig überall dort, wo Kontrolle über Daten und Infrastruktur eine zentrale Rolle spielt.

Der Mythos der Alternativlosigkeit

Der digitale Arbeitsplatz hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert. Collaboration-Plattformen sind zum zentralen Nervensystem moderner Organisationen geworden. Dokumente werden gemeinsam bearbeitet, Meetings finden online statt, Dateien zirkulieren permanent zwischen Teams, Partnern und Kunden.

In diesem Umfeld haben sich große Plattformanbieter durchgesetzt, die eine komplette Arbeitsumgebung aus einer Hand anbieten. Microsoft, Google und einige weitere Anbieter haben daraus hochintegrierte Ökosysteme aufgebaut.

Genau diese Integration führt jedoch zu einer starken Abhängigkeit. Sobald ein Unternehmen seine Kommunikation, Dokumente und Arbeitsprozesse in einer Plattform gebündelt hat, wird ein Wechsel zunehmend schwieriger.

Oft wird daraus der Schluss gezogen, dass Alternativen technisch nicht konkurrenzfähig seien. In vielen Fällen stimmt jedoch eher das Gegenteil: Die Alternativen werden schlicht nicht ernsthaft geprüft.

Nextcloud zeigt sehr deutlich, dass digitale Zusammenarbeit auch anders organisiert werden kann.

Was Nextcloud tatsächlich ist

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für Datei-, Kommunikations- und Kollaborationsdienste. Im Kern bietet sie Funktionen, die viele Unternehmen aus Microsoft 365 oder Google Workspace kennen: sichere Dateispeicherung, Synchronisation zwischen Geräten, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Chat, Videokonferenzen, Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung.

Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der Architektur.

Nextcloud ist keine proprietäre Plattform eines einzelnen Anbieters. Die Software kann auf eigener Infrastruktur betrieben werden, in privaten oder öffentlichen Clouds laufen oder in hybriden Umgebungen eingesetzt werden. Unternehmen entscheiden selbst, wo ihre Daten liegen und wie die Plattform betrieben wird.

Durch das modulare App-System lässt sich die Umgebung zudem flexibel erweitern. Office-Funktionen können beispielsweise über Collabora oder OnlyOffice integriert werden. Kommunikationsfunktionen laufen über Nextcloud Talk, während weitere Apps Kalender, Projektmanagement oder Wissensorganisation abdecken.

In der Praxis entsteht daraus eine Plattform, die viele Funktionen klassischer Collaboration-Suites abbildet, ohne die Kontrolle über Daten und Infrastruktur aus der Hand zu geben.

Warum digitale Souveränität plötzlich relevant wird

Technische Alternativen zu großen Cloud-Plattformen existieren schon lange. Erst in den letzten Jahren hat sich jedoch das Bewusstsein verändert, warum diese Alternativen überhaupt wichtig sind.

Ein zentraler Punkt ist der US CLOUD Act, der amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten von US-Unternehmen ermöglicht – selbst dann, wenn die Server physisch in Europa stehen. Für Unternehmen, Behörden und Organisationen mit sensiblen Daten stellt das eine reale Herausforderung dar.

Parallel dazu wächst in Europa der Wunsch nach digitaler Souveränität. Gemeint ist damit die Fähigkeit, zentrale digitale Infrastrukturen selbst zu kontrollieren und unabhängig von einzelnen Plattformanbietern zu betreiben.

Genau an dieser Stelle spielt Open Source eine entscheidende Rolle. Software, deren Code offen einsehbar ist und deren Betrieb nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden ist, schafft langfristig mehr Handlungsfreiheit.

Nextcloud gehört zu den bekanntesten Projekten in diesem Umfeld.

Die Realität im Arbeitsalltag

Der heise-Praxistest zeigt eine wichtige Erkenntnis: Die Diskussion über Alternativen wird oft abstrakt geführt. In der Praxis entscheidet jedoch der Alltag.

Funktionieren Videokonferenzen stabil? Lassen sich Dokumente gemeinsam bearbeiten? Können Dateien einfach geteilt werden? Ist die Plattform schnell genug?

Genau diese Fragen haben die Redakteure im Test beantwortet – und kamen zu dem Ergebnis, dass Nextcloud im täglichen Einsatz überraschend reibungslos funktioniert.

Viele Teams, die Nextcloud erstmals ausprobieren, machen eine ähnliche Erfahrung. Die Plattform wirkt zunächst weniger „poliert" als manche kommerzielle Suite, deckt aber die wesentlichen Funktionen zuverlässig ab und lässt sich deutlich flexibler an individuelle Anforderungen anpassen.

Die größte Hürde ist selten die Software

Wenn Organisationen über Alternativen zu Microsoft 365 oder Google Workspace nachdenken, entsteht oft eine andere Sorge: der Betrieb.

Wer betreibt die Plattform? Wer kümmert sich um Updates? Wer überwacht die Infrastruktur? Wie wird die Umgebung skaliert?

Diese Fragen sind berechtigt, denn eine selbst betriebene Plattform erfordert Verantwortung für Infrastruktur, Sicherheit und Verfügbarkeit.

Gleichzeitig muss das heute kein Hindernis mehr sein. Moderne cloud-native Plattformen ermöglichen es, Anwendungen wie Nextcloud stabil und skalierbar zu betreiben, ohne dass Unternehmen eigene Infrastrukturteams aufbauen müssen.

[Container]-Technologien und Kubernetes haben den Betrieb komplexer Anwendungen in den letzten Jahren massiv vereinfacht. Anwendungen lassen sich automatisiert skalieren, überwachen und aktualisieren. Gleichzeitig bleibt die Infrastruktur portabel und unabhängig von einzelnen Cloud-Anbietern.

Damit entsteht eine Umgebung, in der Organisationen die Vorteile von Open Source nutzen können, ohne die komplette Betriebsverantwortung intern tragen zu müssen.

Wie wir Nextcloud einsetzen

Wir arbeiten selbst seit Jahren mit Nextcloud und setzen die Plattform in verschiedenen Projekten und Organisationen ein. Dabei hat sich vor allem eines gezeigt: Nextcloud ist deutlich unkomplizierter, als viele vermuten.

Die Plattform lässt sich flexibel in bestehende Arbeitsumgebungen integrieren und wächst mit den Anforderungen eines Unternehmens mit. Gleichzeitig bleibt die Kontrolle über Daten und Infrastruktur vollständig erhalten.

Für viele Organisationen ist jedoch weniger die Software selbst das Problem, sondern der Betrieb. Updates, Monitoring, Backups, Skalierung und Sicherheit müssen zuverlässig funktionieren, damit eine Plattform langfristig stabil läuft.

Genau hier unterstützen wir Unternehmen.

Wir betreiben Nextcloud in modernen, cloud-nativen Umgebungen und übernehmen den technischen Betrieb der Plattform – von Monitoring über Updates bis hin zu Backup- und Sicherheitskonzepten. Die Infrastruktur kann dabei in verschiedenen Cloud-Umgebungen laufen oder in bestehende [Kubernetes]-Cluster integriert werden.

Unternehmen behalten damit die Kontrolle über ihre Plattform, ohne sich selbst um den operativen Betrieb kümmern zu müssen.

Ein Blick nach vorne

Die Diskussion über digitale Souveränität wird in Europa in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Regulierungen, Sicherheitsanforderungen und geopolitische Entwicklungen werden dazu führen, dass Organisationen ihre digitale Infrastruktur zunehmend kritisch hinterfragen.

Dabei geht es nicht darum, bestehende Plattformen pauschal zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, Handlungsoptionen zu schaffen.

Nextcloud ist ein gutes Beispiel dafür, dass solche Optionen längst existieren. Die Technologie ist ausgereift, die Plattform wird weltweit eingesetzt und der Praxistest von heise zeigt deutlich, dass sie im Arbeitsalltag funktioniert.

Die eigentliche Frage ist daher nicht mehr, ob Alternativen existieren.

Die Frage ist, wer sie nutzt.